Desde el momento en que la relación entre la Administración y el administrado se establece, sobre todo, por escrito, la información/documentación circula de la Administración al administrado y en sentido inverso. 

La documentación administrativa es el medio de expresión lingüística que utiliza la administración para formalizar la gestión de los asuntos públicos. 

Los documentos administrativos cumplen dos funciones básicas: la de constatación y la de notificación de los actos de la administración.